Все статьи

Готовим деловое письмо на английском по шагам

Потребность в написании формальных писем в стиле Formal English может возникнуть у любого человека. Первостепенное значение этот вопрос имеет для желающих учиться, работать за рубежом, устроиться в местную фирму или организацию, активно взаимодействующую с зарубежными контрагентами. В конце концов, для участия в различных международных конкурсах тоже требуется грамотно оформить письменную заявку, анкету или форму. Как справиться с этой задачей, если раньше вам никогда не приходилась писать ничего подобного на иностранном языке? Ответ на этот и другие вопросы по теме собраны в этой статье. Самое время узнать их!

#

Из каких блоков состоят деловые письма на английском языке?

У людей, не сталкивавшихся ранее с необходимостью самостоятельно составлять официальные обращения, запросы, заявления и прочие документы по-английски, эта задача может вызвать растерянность и неуверенность в собственных силах. В голове начинают роиться предательские мысли о недостаточности словарного запаса, незнании и неумении использовать правильные обороты, уместные в бизнес-переписке. Если вовремя не взять себя в руки, такая неуверенность способна перерасти в панику и заставит вас опустить руки. Поэтому не дайте пессимистическим настроениям взять верх. Для этого посмотрите на стоящую перед вами задачу с другой стороны, разделите ее на отдельные части, справиться с которыми будет легче.

Начните с деления будущего послания на отдельные блоки, чтобы наглядно представить общую структуру, найти речевые обороты и лексику, оптимальную для конкретного раздела.

#

Перечислим главные смысловые блоки, составляющие официальное письмо на английском

  1. Полное имя, фамилия и физический адрес получателя.
    Эти сведения традиционно указываются в бумажных посланиях в правом верхнем углу листа. В email-сообщениях нет необходимости прописывать физический адрес получателя, особенно если речь идет о внутрикорпоративном сообщении для сотрудников компании или ее отдельного подразделения (одного либо нескольких). В этом случае целесообразно вместо адреса прописать в шапке название отдела, для которого предназначено сообщение.
  2. Дата.
    Формальный стиль предписывает указывать дату написания письма до основного текста. Современным людям это кажется лишним и несущественным, но на деле тут есть весомые плюсы. Даже в работе мощнейших электронных почтовых сервисов случаются сбои, из-за которых отправленный вами email может потеряться или попасть в папку со спамом. В конце концов, получатель может просто не заметить сообщение вовремя. Что уж говорить о работе обычной почты! Ваше письмо может задержаться и прибыть в пункт назначения гораздо позже, чем вы рассчитывали, по миллиону причин. И в каждом из этих случаев вы можете справедливо указать на дату написания письма, если содержащаяся в нем информация на момент рассмотрения изменится или утратит актуальность. Поэтому не пренебрегайте данным нюансом, он может выручить вас в самый неожиданный момент.
  3. Приветствие, Salutation.
    Вне зависимости от того с какими целями написано и кому адресовано ваше официальное письмо на английском языке, важно начать его с правильного и корректного с точки зрения формального стиля приветствия. Оно задает тон всему тексту и в значительной степени влияет на настрой получателя, формирует у него первое впечатление об отправителе, то есть о вас. Используйте нейтральное приветствие «Dear» и далее укажите фамилию адресата. Если вы не знаете, кто именно получит послание, напишите просто «Dear Sir/Madam». Подойдут также формулировки плана «Dear Customer», «Dear Partner», если вы готовите общую рассылку по базе клиентов или партнеров.
  4. Основная часть.
    Главный текстовый блок, содержащий суть послания. Здесь тоже можно выделить несколько частей. В первой части или вступлении принято указывать, что послужило причиной отправки письма, отсылки на предыдущие контакты, взаимоотношения с адресатом. Это важно, чтобы человек понял, откуда вы его знаете, и быстро сориентировался в ситуации. После вступления во второй части излагается суть запроса. Максимально вежливо, корректно и лаконично. Читатель должен сразу понять, о чем идет речь, что от него требуется, и одновременно не утонуть в обилии мелких несущественных деталей. Подробнее о том, как написать основную часть, расскажем далее.
  5. Заключение.
    Финальная фраза, которая подводит итог текста. Здесь можно поблагодарить за внимание и уделенное время, указать готовность ответить на любые вопросы и дать уточнения, отметить наличие приложений. В самом конце этого блока прописывается что-то вроде традиционного в русском общении шаблонного выражения «С уважением...» или «С наилучшими пожеланиями...». Примеры соответствующих англоязычных выражений также представлены ниже
  6. Подпись отправителя с инициалами.
    Под подписью укажите также свой телефонный номер, e-mail или другие контакты для обратной связи.
  7. Приложения.
    Сюда относятся любые бумажные либо электронные документы и файлы других форматов, непосредственно относящиеся к переписке.

Лексика для формальных писем

Наибольшие затруднения обычно вызывает вступительная часть, идущая за приветствием. Многим сложно подобрать удачную формулировку самостоятельно, особенно не имея соответствующего опыта. Также формальный стиль и Business English требуют употреблять более официальную, деловую лексику, незнакомую большинству пользователей.

Для вашего удобства мы собрали несколько распространенных шаблонных словосочетаний, выражений и фраз, которые помогут составить полноценное бизнес-послание в стиле Formal English.

#

Фразы для вступления

Помним, что первое предложение задает тон всему тексту и настраивает читателя на правильную волну. Выбирайте подходящий в вашей ситуации оборот из списка ниже и приступайте к делу:

  • Направляю Вам данное письмо для уточнения условий сотрудничества, указанных в коммерческом предложении от 17 марта.
    – With regard to the commercial offer sent on March 17 the following should clarify the terms of cooperation.
 
  • Хочу поблагодарить Вас за встречу, состоявшуюся 5 апреля.
    – Many thanks for your time at the meeting on April 5.
 
  • Отвечая на Ваш запрос от 23 января, сообщаю Вам...
    – Responding to your request of January 23, I write to advise ...
 
  • На предыдущей неделе мы уведомили Вас о…
    – The previous week, we informed you that…
 
  • Хотим поблагодарить Вас за использование наших услуг…
    – We would like to thank you for using our services...
 
  • С благодарностью за Ваше электронное письмо, касающееся …
    – Thank you for your email regarding …

Все варианты вступления обладают общими чертами:

  • вежливость и корректность;
  • присутствует отсылка на предыдущую переписку, звонки, встречи, другие источники информации о получателе;
  • указана причина получения письма.

Это в полной мере относится и к случаям, когда вы приносите извинения или сообщаете негативные сведения. Укажите во вступлении причины возникших сложностей максимально тактично, продемонстрируйте, что вы искренне сожалеете о неудачно сложившихся обстоятельствах. Примените конструкции «I’m afraid that», «Unfortunately», «We/I regret to inform you».

Составляем основную часть

Сразу после вступления переходите к сути. Укажите цель сообщения и основную мысль с помощью оборотов, которые:

  1. Однозначно и емко передают ключевую мысль послания. Читатель должен как можно быстрее разобраться, что за текст перед ним и почему его важно внимательно прочитать до конца.
  2. Носят вежливый характер и транслируют позитивный настрой, даже если сообщают плохие новости.
  3. Имеют спокойную тональность, но включают своеобразные «маркеры позитива» вроде «с благодарностью», «рады вам сообщить», «успешно», «пожалуйста» и т. д.

Последний пункт очень важен, особенно при составлении жалоб и претензий. Учтите, что такие послания тоже нужно писать вежливо и корректно, даже если ошибка или некомпетентность вашего контрагента обернулась серьезными неприятностями для вас лично или для организации, которую вы представляете.

Используйте следующие выражения для основной части бизнес-письма как шаблоны и корректируйте их, исходя из конкретной ситуации:

  • In response to your request, I am sending you the required information.
    В ответ на ваш запрос пересылаю вам требуемую информацию.
 
  • As per yesterday’s phone conversation …
    Продолжая вчерашнюю телефонную беседу, …
 
  • We sincerely thank you for sharing the experience of using our new product.
    Мы искренне благодарны, что Вы поделились опытом использования нашего нового продукта.
 
  • We are happy to inform you about the successful confirmation of the cooperation agreement.
    Мы с радостью уведомляем Вас об успешном подтверждении договора о сотрудничестве.
 
  • I believe my experience and qualifications fully meet the requirements specified in the vacancy of a digital-marketer, and please accept this letter as my application for the position.
    Мой опыт и квалификация в полной мере соответствуют требованиям, указанным в вакансии интернет-маркетолога, и я рада, что у меня есть возможность претендовать на эту должность.
 
  • Thank you for confirming your participation in the annual industry exhibition.
    Благодарим Вас за подтверждение участия в ежегодной отраслевой выставке.
 
  • I was pleased to receive your invitation to the seminar in May, but unfortunately...
    Мне было приятно получить Ваше приглашение на семинар в мае, но к сожалению…
 
  • I was pleased to meet you at the presentation last Wednesday.
    Было так радостно повидаться на презентации в прошлую среду.
 
  • My apologies for being late for the meeting…
    Приношу свои глубочайшие извинения за опоздание на совещание...
 
  • Congratulations on the successful completion of the project!
    Поздравляем Вас с успешной сдачей проекта!

Шаблоны для финальной части

Завершить формальное письмо на английском можно с помощью следующих конструкций:

  • Thank you again for your time spent on the project. We really appreciate it.
    – Вновь благодарим за уделенное проекту время. Мы очень это ценим.
 
  • We sincerely hope that our mutually beneficial cooperation will bear fruit in the very nearest future.
    – Мы искренне рассчитываем, что наша взаимовыгодная кооперация принесет плоды в самом скором времени.
 
  • Let me apologize again for the inconvenience caused by the current situation.
    – Позвольте принести Вам повторно извинения за доставленные сложившейся ситуацией неудобства.
 
  • I look forward to meeting you next Tuesday, May 6.
    – Я с нетерпением жду встречи с Вами в будущий вторник 6 мая.

В финальном абзаце, до подписи, обязательно укажите, что вы открыты для общения и любых уточнений, предоставите необходимую дополнительную информацию. Можете применить стандартную популярную конструкцию «If you have any questions, feel free to contact us». В переводе ее смысл таков «При возникновении любых вопросов свяжитесь с нами».

При наличии приложений в виде фото, документов или других файлов, упомяните их в тексте:

  • «I attach a contract template to the letter for approval».
  • «Please find advertising photos in the attachment».

Перед указанием собственного имени по деловому этикету прописывается нечто вроде русскоязычных «С наилучшими пожеланиями…» или повсеместно используемого «С уважением…». Их англоязычными аналогами выступают:

  1. «Yours sincerely» – встречается в письмах хорошо знакомым людям.
  2. «Yours faithfully»– применимо для малознакомых либо вообще незнакомых вам лично адресатов.
  3. Варианты «Kind regards» и «Best regards» подходят для менее официальных сообщений.

Также можно прибегнуть к менее избитым, но тоже популярным оборотам:

  • «Thank you for your time» - «Благодарю за уделенное время»,
  • «Most sincerely» - «Сердечно»,
  • «Respectfully» - «С уважением».

Существуют и прочие подходящие концовки, выбор за вами. Помните лишь о недопустимости применения неформальных разговорных выражений и сокращений, например, «Cheers», «Warmly», «TTYL», «Later». В формальных документах это неуместно.

#

Готово! Остается поставить запятую, указать собственную фамилию, имя, полное название должности и актуальные контакты для ответа. В бумажном версии документа не забудьте расписаться от руки перед фамилией.

Полезные рекомендации для бизнес-писем

Учтите, что деловая корреспонденция носит строго формальный характер, поэтому общий тон текста должен быть подчеркнуто корректным и вежливым. Также при подготовке официального послания придерживайтесь ряда принципов:

  1. Излагайте свои мысли четко, внятно и лаконично, выбирайте максимально простые конструкции, чтобы не уходить в сторону от сути. Смысл текста должен быть ясен после первого прочтения.
  2. Предложения должны быть короткими и простыми, без сложных причастных и деепричастных оборотов. По 3-4 предложения на абзац.
  3. Стройте предложения в пассивном залоге.
  4. Используйте прямой подход и прописывайте цель сообщения в начале. Исключение из данного правила одно — если сообщаются плохие новости.
  5. Сообщая негативную информацию, начните с вежливого приветствия и вступления. Похвалите человека за его усилия/выбор/время/труд/вклад в общее дело. Подчеркните, что уважаете и цените его, разделяете его чувства. Только теперь переходите к изложению проблемы и ее подробностей, причин и последствий. Далее сообщите другие необходимые сведения и укажите, какой вариант решения был выбран. Объясните подробно причины конкретного решения.
  6. Относитесь к контрагенту с уважением, будьте честны и пишите прямо. Не лейте «воду» в письме, у его получателя полно важных дел, как и у вас.
  7. В процессе подготовки письма перечитывайте каждое предложение и спрашивайте себя: «Что полезного и важного получит от прочтения адресат?» Ставьте выгоду и комфорт получателя во главу угла и говорите о том, чем вы можете быть ему полезны, а не что он может сделать для вас.
  8. Необязательно прибегать к чрезмерно сухому канцелярскому языку. Вполне допустимо придерживаться разговорного тона, главное — сохранять профессиональную подачу информации.
  9. В конце обязательно четко укажите целевое действие: телефонный звонок, ответное письмо, запрос дополнительной информации. Пропишите прямо, что конкретно надо предпринять человеку, прочитавшему ваше послание.
  10. Удостоверьтесь, что данные получателя (фамилия, полное имя и должность), а также наименование организации написаны верно.
  11. В запросах употребляйте максимум модальных глаголов, чтобы просьба звучала корректно и вежливо. Вам не встретится ни один пример формального письма на английском, содержащего формулировку вроде: «I want to see you in my office on Friday at 3 p.m.» Аналогичную просьбу можно сформулировать куда деликатнее при помощи модального глагола: «Would you be able to come to our office on Friday at 3 p.m.?»
  12. Не забудьте о вежливой концовке (Yours faithfully, Respectfully, Kind regards etc.).
  13. Перед отправкой минимум дважды внимательно перечитайте составленный текст, чтобы исключить возможные ошибки и опечатки.
  14. Откажитесь от сленга и прочей неформальной лексики. Исключите любые двусмысленные формулировки, намеки на пренебрежение, самодовольство и высокомерие.
  15. Заменяйте привычные слова и разговорные выражения деловой лексикой, популярной в Business English. Приведем несколько примеров:
  • Answer (ответ, отвечать) замените на Reply.
  • Вместо Do (делать) пишите Manage.
  • Get (получать) заместите более статусным Receive.
  • Привычный глагол Come (приходить) заменит солидный Attend или Arrive.
  • Добавьте к Solve (решать) приставку Re, и он зазвучит по-новому, Resolve.
  • Достойной заменой Give выступит Provide.
  • Вместо популярного в разговорной речи глагола Book (бронировать, резервировать) примените аналогичный по смыслу Reserve.
  • Банальный Help (помогать) замените на Assist.
  • Обыденный Tell (говорить, сказать) легко заменят Explain, Report.
  • Применить вместо Propose (предложить, предложение) можно Offer.

Со всей серьезностью надо подходить не только к содержанию деловой переписки, но и к ее оформлению:

  • Интервал между строками должен быть одиночным.
 
  • Абзацы должны быть разделены двойным пробелом.
 
  • Текст выровнен по левом краю.
 
  • Оптимально выбирать для формальных писем следующие шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana и Courier New. Стандартный размер шрифта 12, но допускается и 10.
 
  • Поля документа (для бумажного письма) должны быть одинаковыми со всех сторон — 2,5 см.
 
  • Основная часть должна быть отделена от вступления и заключения пустой строкой. А между последним предложением и концовкой ставьте двойной отступ. Для подписи от руки оставьте больше места (4-5 отступов).
 
  • Распечатывать официальные документы допустимо исключительно на белой офисной бумаге (A4).

В каких ситуациях необходимы формальные послания?

Мы узнали, как писать официальное письмо на английском. Теперь кратко перечислим основные разновидности деловой корреспонденции, с которой каждый из нас многократно соприкасается в своей жизни, выступая в роли получателя или автора:

  1. Коммерческие предложения или Sales Letters.
    Сюда относятся все виды рекламных посланий, продвигающих продукцию и услуги различных брендов и компаний. Традиционно Sales Letters начинаются с мощного привлекательного заголовка и сильного заявления. Они вовлекают получателя в дальнейшее чтение и склоняют его к совершению целевого действия. Обязательными блоками коммерческого предложения являются офер, список выгод, преимуществ, гарантий и бонусов для будущих клиентов, контактные данные, призыв к действию (CTA или Call to action).
  2. Входящие заявки или Order Letters.
    Отправителем в случае с Order Letter выступает не продавец, а заказчик, потребитель услуг. По сути это заявка, которую вы от своего имени или от имени организации отправляете продавцу, производителю, поставщику, чтобы получить необходимые товары, услуги, работы или сервисное обслуживание. В таких письмах важно указать полную информацию о заказе, включая наименование продукта или услуги, номер артикула или название модели, количество, цену, предпочтительный способ оплаты и доставки заказа.
  3. Рекламация, жалоба или Complaint Letter.
    В таком послании отправитель сообщает поставщику, продавцу или производителю о ненадлежащем качестве приобретенного товара. По сути это претензия, включающая требование о возмещении убытков. Составление корректного и содержательного Complaint Letter часто требует недюжинного самообладания и железных нервов. Но результат стоит затраченных усилий, поскольку общая тональность и формулировки в претензионном письме способны серьезно повлиять на результаты его рассмотрения. Будьте честны и излагайте суть претензий прямо, но оставайтесь тактичным профессионалом, тогда шансы на позитивный исход повысятся.
  4. Ответ на претензию или Adjustment Letter.
    В ответ на рекламацию обычно направляется Adjustment Letter или письмо по урегулированию спорных ситуаций. С чего начать такое послание, зависит от исхода рассмотрения претензии. Решение принято в пользу клиента? Сообщите ему это приятное известие сразу. Жалоба осталась без удовлетворения? Тогда сначала поблагодарите покупателя за обращение, изложите факты и объясните принятое решение максимально тактично и аккуратно. Подчеркните, что понимаете его чувства.
  5. Запрос информации или Inquiry Letter.
    Запросы отправляют для получения уточняющей или дополнительной информации после предыдущего взаимодействия (созвон, встреча, получение более раннего письма). Формулируйте запрос предельно четко и лаконично, составьте список и перечислите в нем только самые важные сведения. Не забудьте правильно прописать свои контакты для связи, куда нужно отправить запрошенную информацию.
  6. Рекомендация или Letter of Recommendation.
    За границей традиционно принято запрашивать у претендентов на работу рекомендации с предыдущих рабочих мест. Отзывам бывших работодателей при подборе новых сотрудников за границей уделяется большое внимание.
    Стремитесь работать в иностранной или международной компании? Тогда тренируйтесь самостоятельно писать полноценные рекомендации. Вашему бывшему начальнику и кадровику вряд ли захочется тратить время, чтобы расписывать ваши профессиональные достоинства. А вот подписать уже составленное письмо они наверняка согласятся. Разумеется, если вы расстались с предыдущим рабочим местом спокойно и сохранили нормальные отношения с бывшими коллегами и руководством.
  7. Сопроводительное письмо или Cover Letter.
    Прилагаются Cover Letters к посылкам, пакетам документации или пересылаемым файлам (для электронных посланий). Они максимально лаконичны, содержат список документов во вложении или товаров в посылке и действие, ожидаемое от получателя.
    Отдельной разновидностью Cover Letters является сопроводительное письмо, отправляемое соискателями вместе с резюме как отклик на интересующую вакансию. Сопроводительное письмо уточняет и дополняет резюме. У этого документа есть свои специфические правила написания.
  8. Письмо-приветствие или Welcome Letter.
    Приветственное сообщение, рассылаемое автоматически после регистрации в сервисе, приложении, на сайте, в онлайн-магазине.
  9. Напоминание или Follow-Up Letter.
    Такое послание традиционно следует за первоначальным письмом с некоторым временным интервалом. К примеру, вы отправили постоянному клиенту выгодное коммерческое предложение, но заказ от него не поступил. В этом случае отправляется напоминание, что срок действия спецпредложения ограничен. Также Follow-Up Letters используются для подведения итогов встречи, выражения благодарности за покупку, уточнения информации об актуальном статусе поданной ранее заявки/резюме/претензии.
  10. Подтверждение или Acknowledgment Letter.
    Это больше похоже на квитанцию или чек, чем на полноценное письмо. Задача таких сообщений — уведомить получателя, что его заявка, запрос, заказ, отзыв или другое ранее отправленное сообщение успешно доставлено по назначению.
  11. Заявление на увольнение или Letter of Resignation.
    Такой документ оформляется сотрудником, решившим завершить работу в компании. Он отправляется непосредственному руководителю или начальнику отдела. В Letter of Resignation прописывается дата последнего рабочего дня уходящего сотрудника и причина увольнения. Последний пункт необязательно описывать в подробностях, но чаще сотрудники указывают ключевые моменты, подтолкнувшие их к решению об уходе.

#

Умение правильно составить бизнес письмо на английском точно пригодится желающим работать или учиться за границей или сотрудничать как фрилансер с клиентами из других стран. Научиться готовить такие послания самостоятельно крайне тяжело, это требует глубоких знаний деловой лексики, безукоризненной грамотности и умения следовать формальному стилю в письменной речи.

Лучший способ освоить этот полезный навык — заниматься деловым английским в языковой школе Online Class

Попробуйте бесплатно

Вы приятно пообщаетесь с преподавателем, сможете оценить удобство платформы, узнаете свой уровень языка. Посещение урока не обязывает покупать обучение!

Читайте также

Учим английский в соответствии с типом восприятия информации

Учим английский в соответствии с типом восприятия информации

Стараетесь регулярно и прилежно учить английский, пробовали заниматься с репетиторами по разным программам, но материал все р...
Как преодолеть эффект плато в изучении английского

Как преодолеть эффект плато в изучении английского

Занимаюсь-занимаюсь, а толку нет… У меня нет способностей к иностранным языкам, я безнадежен… Вообще не чувствую эффекта от э...
Не совершай эти типичные ошибки в английском

Не совершай эти типичные ошибки в английском

Выучу английский язык и буду говорить как настоящий британец или американец! Об этом мечтают если не все, то очень многие сту...